E-Mail-Management für Ihren Online-Shop leicht gemacht
E-Mails – sie sind das Rückgrat jedes Online-Shops. Ob Bestellbestätigungen, Rechnungen oder Kommunikation mit Kunden: Alles läuft über Ihr Postfach. Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung verpflichtend, was bedeutet, dass auch Ihre Rechnungen elektronisch und nach festgelegten Standards übermittelt werden müssen. Doch irgendwann quillt das Postfach über, und die Suche nach wichtigen Mails wird zum Zeitfresser. Dazu kommen rechtliche Vorgaben, die verlangen, dass geschäftliche E-Mails jahrelang aufbewahrt werden müssen. Stichwort: Rechtssichere E-Mail-Archivierung.
Warum E-Mail-Archivierung gerade für Online-Shop-Betreiber unverzichtbar ist
Je mehr E-Mails sich im Postfach ansammeln, desto größer wird der benötigte Speicherplatz – und dieser ist gerade bei professionellen E-Mail-Diensten wie Microsoft 365 oder Google Workspace alles andere als günstig. Oft stehen Online-Shop-Betreiber vor der Wahl, ihren Postfachspeicher gegen monatliche Mehrkosten zu erweitern oder sich mit ständig auftauchenden Warnmeldungen über volle Postfächer herumzuärgern. Eine E-Mail-Archivierung löst dieses Problem: Alte Mails werden aus dem aktiven Postfach entfernt und sicher im Archiv gespeichert, wo sie deutlich weniger Platz benötigen. Dadurch können Sie auf teure Speicher-Upgrades verzichten und langfristig Ihre IT-Kosten senken. Gleichzeitig bleibt der Zugriff auf die archivierten Mails jederzeit möglich – ohne dass Ihr aktives Postfach überquillt.
Die Lösung: Lokale oder cloudbasierte Archivierung
Zum Glück gibt es clevere Lösungen, die all diese Herausforderungen auf einmal meistern:
Entweder lokal über MailStore auf einem eigenen Server oder losgelöst von Ihrem Standort in der Cloud.
Viele unserer Kunden haben eine bestehende IT-Infrastruktur, auf der sich MailStore einfach integrieren lässt. Doch was ist, wenn die passende Hardware nicht vorhanden ist oder man seine Daten nicht lokal speichern möchte?
In diesen Fällen bieten wir unseren eigenen Service mit Sicherung in der Cloud an, das natürlich Datenschutzkonform nach DSGVO. Ihre Daten gehen dabei nicht an ein externes Rechenzentrum, den dieses befindet sich in unserer eigenen Infrastruktur, regional in Dortmund gelagert. Die Funktionsweise von MailStore bleibt davon unberührt.
Einfach einrichten, direkt durchstarten
Keine Lust auf komplizierte IT-Projekte? Kein Problem! Sowohl MailStore als auch die Cloud sind schnell eingerichtet und laufen dann einfach im Hintergrund. Sie müssen nichts weiter tun, während Ihre Mails archiviert werden– zuverlässig, sicher und vor allem rechtlich korrekt.
Neugierig geworden? Lassen Sie uns sprechen! Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre E-Mail-Archivierung stressfrei umsetzen können – maßgeschneidert für Ihren Online-Shop.